就是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。
副本的作用，主要代替正本供传阅、参考和备查使用。
在机关的实际工作中，副本和正本的作用有时是很难区分的。如上级机关为了简化办文手续，加快公文运转，将有关领导同志在下级来文上的重要亲笔批示的原件复制一份，原件留下，而把复制件（副本）发给原报文机关作为办事和执行依据。又如，在下行文中，采用逐级行文方式时，本机关把上级来文复制若干副本下发给下级机关执行。上述两种副本都具有正本文件的效用。不过，由于这些副本上面有翻印者、复制者机关的印章，眉首或版记部分注明翻印机关名称，以示对该副本的正确性负责。所以，可视为已证实了效力的副本。