根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。一些大批印发的文件，只要具有特定格式的机关文件版头并经过机要交通或特定渠道递送，也可以不再加盖印章，同样可视为有效的正式文本。
公文正本的形成，在实际工作中也常有例外。例如，各种记录性文件，包括会议记录、电话记录、值班记录、信访记录文件的正本，它们直接在工作进程中形成，并不经过由草稿到定稿，再转化为正本的过程，否则便不能真实、准确、详尽地反映工作情况。还有-些内容简单的公函、通知，领导同志的亲笔复信，原件批回的文件等，都是直接拟文盖章发出。
对于这些没有经过从草稿到定稿的审核、签发、校对、印刷等处理环节的文件，应格外注意讲究其书写的格式、方法，否则，就会给文件处理带来不便，并在一定程度上影响它们的保存和利用价值。