1.接收电话记录一般应包括：接收时间；来电话单位和来电话人，注明其姓名、职务等身份情况；来电话内容；处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写；接电话人姓名，必要时写明职务。
2. 发出电话记录一般应包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。
3.作电话记录要注意以下要求：
（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，但不要机械地听和记，要动脑子问清该问的问题，每个要素、每个情况都要细致准确，整体情况要完整无遗漏，不能满足于大概情况。
（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导者本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。
（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清记准，听不清或不明白的地方，甚至哪个字怎么写，都一一问清，直至写准为止。
（4）重要的发话内容，要求对方复述（朗读），让对方确认无误后才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受话内容。
（5）一定要记下来电话人或受电话人的姓名、职务，以保证内容的可靠、机密，并有据可查。公务电话要由值班人员和有关人员传达重要的公务内容。