1.接待记录（或称来访接待记录、来访登记表）的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。
2.接待记录的写作要求：
接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录，特别强调的是要热情接待来访者，耐心听取来访人员的陈述，要让人把话讲完，如实记录。对来访人谈的主要问题要弄明白，对来访者的要求与理由要了解清楚，记完以后，可让来访者看一看，或念给来访者听，看有没有误记。