《条例》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。
在实际使用中，函主要用于平行机关之间、不相隶属机关之间的沟通交流，但有时也会用于上下级机关之间就一些事务性的具体问题的询问和答复。机关单位对个人的公务联系，通常也使用函，例如答复群众来信等。
函的分类可以从不同角度划分。根据文面规格不同，可以把函分为公函和便函。公函属于正式公文，其制发过程要严格遵照公文的相关规定。便函不属于正式公文，用于处理非正式的公务活动，写作上具有较大的灵活性。
根据函的往来关系，可以分为发函和复函。机关单位根据实际工作需要，主动发出函件，即为发函。而根据收到的函件要求、被动做出答复的函，则为复函。
根据内容和用途不同，可以把函分为四类：商洽函、询复函、请批函、知照函。商洽函主要用于机关之间联系公务、商洽工作、讨论问题，例如洽谈业务、联系参观、邀请指导、协商合作事宜等。询复函包括询问函和答复函，用于一般事务性或业务性问题的询问或答复，例如：咨询或答复不明确的问题，询问或告知工作情况等。请批函与请示同样具有请求批准的功能，但不同的是，请示是向具有隶属关系的直接领导机关请求批准。请批函则用于向不相隶属的职能部门或业务部门请求批准事项。知照函的主要功能在于告知，用于向不相隶属机关告知相关事项。
函的基本结构包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。标题的写作由发文机关、事由和文种构成，也可以是事由加文种的形式，如：“文化部文化市场司关于征集中国文化娱乐业协会共同发起单位的函”、“关于商借体育馆的函”。如果是复函，标题中通常要标明“复函”，如：“国务院办公厅关于同意设立江西赣州出口加工区的复函”。函的主送机关比较明确、单一，一般不抄送其他机关。正文部分写作，不同类型的函件写法不同，一般而言，大致包括缘由、事项、结语三个部分。缘由部分主要交代行文的原因、依据、目的或背景。若是复函，开头要先引述来函的标题和发文字号，再说明缘由。这一部分结束时，常以“现将有关问题说明如下”或“现将有关问题函复如下”过渡到下文。事项部分则根据不同类型的函写明需要联系、商洽、咨询、答复、请求批准或知照的事项。如果是复函，则必须针对发函的事项有针对性的答复，不可节外生枝。结语部分，商洽函、询复函一般用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等作结，请批函则多以“请批准”、“请协助为盼”、“望准予……是荷”等收尾。知照函通常以“特此函告”、“特此函达”结束正文。落款部分标识发文机关印章和成文时间。