《条例》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。
在实际使用中，函主要用于平行机关之间、不相隶属机关之间的沟通交流，但有时也会用于上下级机关之间就一些事务性的具体问题的询问和答复。机关单位对个人的公务联系，通常也使用函，例如答复群众来信等。
函的分类可以从不同角度划分。根据文面规格不同，可以把函分为公函和便函。公函属于正式公文，其制发过程要严格遵照公文的相关规定。便函不属于正式公文，用于处理非正式的公务活动，写作上具有较大的灵活性。
根据函的往来关系，可以分为发函和复函。机关单位根据实际工作需要，主动发出函件，即为发函。而根据收到的函件要求、被动做出答复的函，则为复函。
根据内容和用途不同，可以把函分为四类：商洽函、询复函、请批函、知照函。商洽函主要用于机关之间联系公务、商洽工作、讨论问题，例如洽谈业务、联系参观、邀请指导、协商合作事宜等。询复函包括询问函和答复函，用于一般事务性或业务性问题的询问或答复，例如：咨询或答复不明确的问题，询问或告知工作情况等。请批函与请示同样具有请求批准的功能，但不同的是，请示是向具有隶属关系的直接领导机关请求批准。请批函则用于向不相隶属的职能部门或业务部门请求批准事项。知照函的主要功能在于告知，用于向不相隶属机关告知相关事项。
函的基本结构包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。标题的写作由发文机关、事由和文种构成，也可以是事由加文种的形式，如：“文化部文化市场司关于征集中国文化娱乐业协会共同发起单位的函”、“关于商借体育馆的函”。如果是复函，标题中通常要标明“复函”，如：“国务院办公厅关于同意设立江西赣州出口加工区的复函”。函的主送机关比较明确、单一，一般不抄送其他机关。正文部分写作，不同类型的函件写法不同，一般而言，大致包括缘由、事项、结语三个部分。缘由部分主要交代行文的原因、依据、目的或背景。若是复函，开头要先引述来函的标题和发文字号，再说明缘由。这一部分结束时，常以“现将有关问题说明如下”或“现将有关问题函复如下”过渡到下文。事项部分则根据不同类型的函写明需要联系、商洽、咨询、答复、请求批准或知照的事项。如果是复函，则必须针对发函的事项有针对性的答复，不可节外生枝。结语部分，商洽函、询复函一般用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等作结，请批函则多以“请批准”、“请协助为盼”、“望准予……是荷”等收尾。知照函通常以“特此函告”、“特此函达”结束正文。落款部分标识发文机关印章和成文时间。
下面是一则商洽函的例文。公文第一段交代发文的缘由，第二、三、四段交代该学院办学的相关情况，第五段提出商洽的事项，在缘由和情况介绍部分已经对该事项做了足够的铺垫和交代，因此，这一部分的商洽内容不仅简洁，也十分明确。
关于合作开展计生干部远程学历教育的商洽函
XX省计生委人事处：
为满足新形势下我国人口与计划生育工作对建设高素质计生干部队伍的需求，我院决定在开展现有专业学历教育以外，发挥远程教育资源共享的优势，充分利用我们的教学资源、教学理念、教学经验、教学模式，积极筹备开展“人口与计划生育管理”专升本的网络学历教育。
XX大学医学网络教育学院成立于2000年10月10日，是实施医学远程教育的实体学院。医学网络教育学院隶属于XX大学，由医学部负责管理。我院至今开设有护理学、应用药学、卫生管理、医学信息管理等专业，开办层次有专科、专升本，目前在校生已达到9600余人，毕业学生达4000余人。XX大学医学网络教育学院为广大在职医务工作者提供了优质的高等教育服务，得到了社会的认可及好评。
我院是教育部批准的三所教学质量管理试点的网络教育学院之一，于2003年获得ISO9001：2000质量管理体系认证证书。学院有自主设置专业、自主招生的权利。学生在规定的时间内，修完教学计划规定的最低学分数，成绩合格，可取得育部高等教育学历文凭电子注册资格，获得XX大学成人教育毕业证书（加注“网络教育”字样），国家承认其学历。符合学位授予条件者可获得XX大学颁发的学位证书。
“人口与计划生育管理”专升本教育，采取我院现有的远程教育模式，实行学分制管理，拟开设必修课20门，选修课10门，招收在职干部非脱产学习，学制3—5年，详见附件《招生简章》。
我们有能力配合贵处，共同促进贵省计划生育干部队伍的建设和发展。
特此商洽，盼复。
下面是卫生部办公厅的一则复函，标题由发文机关、事由、文种构成。正文的开头，先引述来函的标题及发文字号，并以“现函复如下”作为过渡。接下来就来文有关问题给予答复，态度明确，表述准确。
卫生部办公厅关于预包装饮料酒生产日期标注问题的复函
卫办监督函〔2012〕470号
质检总局办公厅：
你厅《关于请明确进口预包装饮料酒标签标注有关事宜的函》（质检办食函〔2012〕363号）收悉。经研究，现答复如下：
根据《预包装食品标签通则》〔GB7718—2011〕规定，预包装食品应当清晰标示预包装食品的生产日期，生产日期指食品成为最终产品的日期，包括包装或灌装日期，预包装饮料酒标签生产日期可以标示为生产日期、包装日期、灌装日期或包装（灌装）日期。
专此函复。
卫生部办公厅
2012年5月23日
函是一种具有平等性的公文，就函件所处理的事务而言，发文机关和受文对象之间是一种平等的关系，其主要的功能在于沟通。因此，函的写作要特别注意措辞的规范，不能高高在上、盛气凌人地指挥或指示，也不宜曲意客套、低眉折腰地请求或汇报，要力争做到语气恳切，态度谦逊、彬彬有礼。同时，函也要求一事一文，一般不在一份公文中商洽或请批多个事项。此外，关于函的法定效力常有误解，国务院办公厅在《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》中专门强调：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”
小结：公文是国家党政机关犮其他法定社会组织在处理公务过程中使用的具有法定效力和规范体式的文字材料。公文主体部分的形式构成通常包括标題、主送机关、正文、落款等几个部分。常见的正文结构为：导语——主体——结语。导语部分简要说明制文的根据、目的或者原由。主体部分陈述问题或主张。结语或强调、或总结、或提出要求。决定、意见、报告、请示、批复、公告、通告、通知、函等几种公文在机关单位使用的频率非常高，实用性强，学习时需要切实掌握其外在形式构成和内在行文结构。