欢迎词、欢送词和答谢词的写作格式大体相同，一般包括以下内容：
开头 首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象，写作时应用尊称，在姓名或职务前加“亲爱的”、“敬爱的”、“尊敬的”；等词语。然后用热情洋溢的语言向客人们表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。此外，往往还需交代致词者是代表个人，还是代表集体表示欢迎、欢送或表示答谢的。写作时应充分流露致词者的友好心情。
主体 主体部分内容的写作，往往根据欢迎词、欢送词和答谢词使用场合和使用方式以及欢迎、欢送或答谢对象的不同而有所不同。这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式，一般要写明以下内容：如果是欢迎词，往往在这部分要向客人介绍自己有关方面的一些情况；称赞客人在某方面的贡献和成绩；如主人曾在某方面受到过客人的帮助和支持，也可在此向客人们表示感谢；此外主人也可在此就某个问题、某方面的情况表达自己的立场、观点及看法。如果是欢送词，一般先简要回顾客人访问所取得的重要成果，然后对客人表达良好的祝愿，并欢迎客人再次光临；如果是答谢词，一般要在这部分写明主人在某方面所做出的功绩和其所具有的意义；对于主人某方面的崇高精神与品质给予评价；对于双方共同关心的问题，或者双方有联系的事情表达自己的观点、看法和用意。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。
结尾 欢迎词、欢送词和答谢词的结尾应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人心、激励向上的作用。最后再写上一些表示祝愿的话语。