准确、简明、庄重、得体。
1.准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文的内容必须用准确的语言来表达。每个词，每句话都必须有明确的含义。即用词要准确无误，造句要合乎语法和逻辑。还要善于辨析词义，区别词的感情色彩，根据特定的语言环境，选用最恰当的词语。如果在公文写作中用词含混，歧义迭出；或用语不慎，前后矛盾；或概念不清，留有漏洞；或判断不当，结论模糊。其结果必然带来理解上和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失去了公文的权威性与严肃性。公文语言的准确表达，决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。
2.简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，做到“文约而事丰”。
3.庄重。庄重就是指公文用语必须讲究庄严、郑重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。公文是处理公务的重要工具。使用庄重的语言，是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。具体地说，所谓庄重，就是公文的用语不俗气，有气派，更使用规范的书面语言。书面语言的特点是比口语更为精练准确，更加有条理。还要注意使用雅语、敬语；雅语是指典雅的语言，相对俗语而言的；敬语是指谦敬用语，在上行公文中应恰当地使用敬语。
4.得体。得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。或郑重严肃，或亲切温暖，或欢欣鼓舞，或震慑警醒等。其基本要求：一是要适应行文的语体风格，二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要恰当的运用公文的专业用语。