在公文写作中，要注意几种常见词语的运用。即熟悉和掌握公文的特定用语，恰当地使用一些惯用语、缩略语、成语，准确地使用一些引用语。
1.公文的特定用语
① 开端用语。开端用语是用于表示行文的目的、依据与原因的。如：
为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。
② 引叙用语。引叙用语是在引叙来文（电）时使用的。如：
现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。
③ 经办用语。经办用语是用于表示工作办理的时间及过程的。如：
业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等等。
④ 称谓用语。称谓用语是用以表示不同人称的。如：
我局（公司、厂、处……），你局（公司、厂、处……），本局（公司、厂、处……），贵局（公司、厂、处……）、该局（公司、厂、处……）等。
⑤ 期请用语。期请用语是用来表示请求与期望的。如：
拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。
⑥ 表态用语。表态用语是用来对来文表明态度的。如：同意、照办、可行、拟同意、不同意，不可、不妥、请核查等。
⑦ 综合用语。综合用语是对所叙述的情况进行综合时使用的。如：
如上所述、综上所述、上述、总之等。
⑧ 过渡用语。过渡用语是在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用的。如：
为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。
⑨ 谦敬用语。谦敬用语如：
恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激等。
⑩ 结尾用语。结尾用语如：
此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、请认真贯彻执行，以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。
2.惯用语
惯用语是指一定民族语言中长期形成的习惯用语。它是口语中短小定型的语句。例如“抓辫子”、“吃大锅饭”等，惯用语简明生动、通俗有趣，在机关公文写作中，恰当地选用惯用语，可以使语言更加生动。
3.缩略语
缩略语是由较长的词语缩短省略而成的。在公文中使用缩略语，主要是对一些内容特定的长句或专用名词进行简缩。简缩，既节约了文字，便于使用，又准确表达了原意，易读易记。但缩略语的使用一定要约定俗成，讲求规范，不能滥用。
4.成语
成语是一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。神话寓言、历史故事、诗文语句和口头俗语是它的主要来源。成语是一种凝固的板块结构，多由四字组成，它所表达的意义通常不是字面义，而是字面以外所隐含的实际含义 （ 或称特定含义 ） ，因而它具有极强的表现力与说服力。
5.引用语
引用语是指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题，以增强文章的语言表现力。这些现成的语句或是综合了某一原理，或者揭示某一规律，或警示某一现象，语意非常深刻，具有很强的表现力，在文章或讲话中加以引用，对于提高表达效果往往起到意想不到的作用，引用可以分为这样几种情况，一是引用名人名言，二是引用古书上的语句，三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。