公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。附件是相对公文正件而言的。在内容上，附件是附属于公文正文的，它对正 文 中的有关问题起补充说明或参考作用；在形式上，附件是公文的个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起构成一份完整的公文。附件说明则有助于附件的查阅与保护。
有的公文之所以要有附件，一是由于拟写文件要求篇幅简短在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去，不然就造成正文堆砌材料，使篇幅显得冗长累赘；二是将必要的补充说明及参考材料附在正文之后，有利于强调这些文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强公文的表达效果。
公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文时间之后或另一页附上所列附件的材料。需要明确的是，附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，应在附件上标识公文的发文号。目前许多机关的公文附件标识不规范，有的在正文之后标了有附件，而在附件中却未标“附件”字样；有的前后标识不一致，如正文的附件序号用阿拉伯数码；附件上却使用汉字；有的附件名称前后相互漏字、错字。对附件标注中出现的这些错误，思想上一定要高度重视。因为它将直接导致附件失去与正文同等效力的后果。