公文生效标识是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式。一般说来，公文生效标识有两种情况：一是单一发文机关如何加盖机关印章；二是联合行文的机关如何加盖机关印章。分述于下：
（1） 单一发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。
机关印章是公文生效的标志。一般情况下除会议纪要外，机关制发的公文都要加盖印章；不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或是盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑。”
为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，《格式》规定 对只盖一个印章的单一机关的发文在落款处（即成文时间之上）不署发文机关名称，只标成文时间。成文时间的横向距离是右空4个字，纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在行文时间上，印章的上弧距正文（或附件）不到1行的空白，这样要求是防止变造公文，因为如果空白过大容易被人私自加进其他内容，必须引起注意。
公文加盖印章是一件极其严肃的事情，盖印要端正居中，不能歪歪斜斜，模糊不清，尤其是国家行政机关的印章均带有国徽，把国徽盖歪了是极不负责、极不严肃的。因此，在公文上端正、清晰地盖好机关印章，不仅可以体现公文的严肃性与可靠性，同时也体现了工作人员认真、严谨的工作作风。
加盖印章有两种方式。一种是“下套”方式，即将印章的下弧压在成文时间上，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章；另一种是“中套”方式 - 适用于印章下弧有文字的印章，如行政机关的部门印章或专用印章等。中套的要求是印章的中心线压在成文时间上。
（2） 联合行文印章。联合行文加盖印章有两种情况。一是两个单位的行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，要排列整齐，两个印章互不交切，间距不超过3mm ；二是三个或三个以上单位联合行文时，会出现在少有一个以上的机关印章无法压在成文时间上，也就是说会出现至少有一个单位的印章是空白印章。为了防止空白印章的出现，《格式》规定应将所有行文单位名称（可用简称）排在成文时间和正文之间（主办单位在前），将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。每排最多排3个印章，两端不得超过版心。在具体排布印章时，应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2个字。同样应保证印章间互不交切，每排印章中心线对齐。应当强调的是，两个或两个以上印章的排列只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，都只能统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。
（3） 关于在公文中不再标识 “此页无正文”的说明。在现行公文中，曾采用一种“此页无正文”的标识，即当正文之后的空白处容不下印章的位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是就在该空白页第1行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。这样做是为了防止有人在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口，为了防止这种情况的出现，《格式》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。”具体地说，当公文正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将1行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或字距，挤出能容下印章的空间。这样就可以使印章与正文同处在一个页面上。因此，各单位在制发公文时，为堵住变造公文的漏洞，不得再采用“此页无正文”的标注方法，以维护公文的完整性与法定效力。