印发机关和印发说明是对文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。
这里所说的印发机关名称并不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示，这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，印发机关应使用全称或规范化简称进行标识。比如：《北京市人民政府文件》，“北京市人民政府文件”就是标识，然后标题是“北京市人民政府关于开展XX活动通知”，这是发文机关；印发机关就是“北京市人民政府办公厅”。
标识印发时间是为了准确反映公文的生成时效，印发时间以公文复印的时间为准，用阿拉伯数码完整地标识出年、月、日。
印制份数是指该文件印制（或翻印）的数量。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
以上是版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每一个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开，不能滥用或不用间隔横线。
按《格式》的规定：“版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。”也就是说，版记一定要放在公文的最后即公文的最后一个页面的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有“红头”的首页，而结束部分就是版记，这样“红头”与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。所以说，一份完整的公文，必须是上述三部分齐全，缺一不可的。一般说来，公文的眉首部分和主体部分的格式比较容易把握，但在一些机关单位的行文中，常常出现版记残缺或版记错位的情况，造成公文结构上的不完整，这是应当引起注意的。
版记残缺是指一份公文缺少版记部分。有正式文件版头的公文都应该有版记。因为版记部分有主题词、抄送机关及印发说明等重要项目，版记残缺就会给公文处理和查找利用造成困难，同时公文的书面格式不完整也有损于公文的严肃性与权威性。
版记错位是指版记的位置安排不当，这主要是针对那些由主件和附件或由转发件和被转发件构成的公文而言的。出现版记错位的现象，是由于没有正确理解“版记”的含义所造成的。
要正确理解“版记”的特定含义，得从公文的整体结构方式说起。就公文的整体结构而言，有单式结构和复式结构两种。所谓单式结构是指一份公文由一个主体单独构成的。而复式结构则有两种情况：一种是主件加附件，另一种是转发件加被转发件（含印发、发布、批转等），即在一份完整的公文之中包含有主件与附件、转发件与被转发件，而附件可能有两个以上，被转发件之后还可能有附件，因而称之为复式结构公文。
“版记”又称“文尾”，对于单式结构的公文来说，“文尾”就是文件的末尾，其含义是很清楚的。而对于复式结构的公文来说则不尽然，因而往往出现版记错位的情况。有时把版记置于主件之后，附件之前，还有的在主件和附件之后各设计一个版记，使一份完整的公文交错出现两个版记。对于转发件与被转发件来说，也是如此。有的甚至将被转发件原文的版记原封不动地搬过来，以致有的多层转发的公文出现了两个以上的版记，把一份完整的公文搞得支离破碎，面目全非，失去了公文自身的严肃性与权威性，也给公文办理与管理造成困难。须知，在复式结构公文中，主件和附件，转发件与被转发件（含印发、发布、批转等）共同构成一个彼此有内在联系的整体，版记就是“文尾”，版记的含义应是这一整体的末尾而不应是某一部分的末尾。所以，无论是单式结构公文还是复式结构公文，版记（文尾）只有一个，且应置于公文整体结构的最后，这应该成为公文结构规范化的基本要求。