抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。也就是说，公文的内容除了主送机关之外，还有哪些机关应当知晓或请哪些机关协助办理的，就可以将公文以抄送的形式送达。
确定抄送机关要掌握以下几条原则：
（1）抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。
（2）向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。
（3）向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。
（4）在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。
（5）受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。比如：XX市委组织部，他既要接受XX市市委的领导，同时还要接受上级XX省委组织部的业务指导。所以他在发文的时候应该确定主送机关和抄送机关；而XX省委组织部要发文件给某市委组织部时，可以同时将文件内容抄送给XX市市委。
抄送机关标注在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐（这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同），在最后一个抄送机关后标句号。这样作是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。
抄送机关名称要用全称或规范化简称、统称。当抄送的机关单位较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。按照国务院办公厅秘书局1995年4月修订的《国务院文件格式细则》的规定：“抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院排后面，但应另起一行；如抄送各民主党派中央应排在最后，单独另起一行”。要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”，不同性质或不同级别的机关之间的停顿用“逗号”，以示区别。
如果在抄送机关之上，主题词之下，需标识主送机关的（这种情况是因为前面所说的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时发生的），其标识方法与抄送机关相同。