登记：就是指需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收发和处理。
分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。