发文机关版头：简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定格式的发文机关标识。
分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。