这是公文常见的问题之一。公文都有其较为固定的内容结构要素和模式要求，不按要求，排布随意，造成逻辑上的混乱，影响了受文对象对文件的理解和执行。
1.内容结构残缺
从某种角度看，结构的不完整实际是内容的残缺。比如下文：
关于表彰X X省教育厅创先争优先进集体的通报 X X教机党〔2012〕28号
机关各党支部、直属单位各党组织：
近年来，我厅机关和直属单位各级党组织在参与创先争优活动方面取得了可喜的成 绩。为表彰先进，决定对作出贡献的8个先进集体予以通报表彰。
中共XX省教育厅直属机关委员会 2012年11月1日
这是一份表彰先进的通报，缘由背景交代不详，读者不知道什么是创先争优，为什么表彰这些人，缺少了根据，也就缺乏了说服力。也没有提出要求和希望，从而使文章失去行文的根本目的。其实，通报应该怎样写，在公文写作界是有一定之规的，缺少了必要的部分就违反了规矩。
2.发文字号编写不规范
公文的发文字号由发文机关代字、年份、序号等组成，发文年份应用六角括号“〔〕”括入，编序号时不编虚位，不加“第”字。这些都是用法规性文件规定了的，凡不符合的都是错误的。
3.标题不规范
或缺少发文事由，或主体和客体不明确，或大标题不涵盖小标题，或表意不完全等等。比如：《关于X X局检査的通知》，从标题中看不出检查的内容和检查的范围等事项，“关于”这一介词放的位置也不正确，这一标题不符合公文标题应简明、准确、涵盖全文的基本要求。正确的标题格式应是：发文机关+事由+文种。
出现这类不规范和错误，是作者不熟悉国家对公文的规定。2012年4月16日中共中央办公厅，国务院办公厅联合颁布，并于2012年7月1日开始执行的《党政机关公文处理工作条例》（注意应该是16日）2012年6月29日中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》国家标准已就公文的规范问题作了颇为细致的规范与说明，修改时应严格按照国家对公文写作的规定进行，这样就能使文章合乎规范，便于传播沟通。