公文份数序号简称公文份号。是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》和《条例》都规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当该文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号，以便查明责任，加强公文管理。
编制份数序号一般用6位（不得少于两位）阿拉伯数码，其位置 在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。