函在格式与写法上，与一般书信基本相同，但作为处理公务的公文，又不能像私人信件那样随便，总的说来，要注意这样两点：
（一）一事一函，直陈其事。为了工作方便，一封函以谈一件事为宜。函的内容，不要转弯抹角，说客套话，要直接陈述事项。
函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如“请研究后函复”、“请同意”、“请批准”、“特此函告”、“此复”等等。
（二）语言要平实、亲切、自然。一般书信的语言，因收发信人关系的不同、亲密程度的不同而有种种的变化，作为公文的函的语言则比较平实，一是一，二是二，有什么要求和愿望就说什么要求和愿望，一切从工作需要出发，不掺杂私人感情。但平实不等于刻板生硬，函在语气上还是要亲切自然，凡未确定的事情，一定要用商量的口吻，凡要对方做的事情，一定要用“请”字句。