会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。
《办法》规定：“会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。”
《条例》规定：“会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。”
拟写会议纪要并非所有会议的必要组成部分，一般是较多人关注或波及面较广的会议，在没有用新闻公布会议内容，也没有发表会议决议、决定等的情况下，可以用会议纪要的形式，记载会议的情况、精神、决议等，或加以公布，或向上汇报，或向下传达，让人们据以了解会议情况。
2002年判断题：拟写会议纪要是所有会议的必要组成部分。这句话是错误的。
会议纪要作为公文文种，民国时期未见。建国以后，常用这种形式通报会议情况，或知照有关人士，或作为指导工作的依据。但它一向只是作为一种文件形式，而非正式公文文种。一直到1987年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》才把它定为正式公文文种，规定：“传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用‘会议纪要’。”l993年又在文字上作了修订。
之所以要把会议纪要列为公文文种，我们理解，主要是因为会议是指导工作的常用形式，而会议不一定都有形成文字的决议或决定，用会议纪要的形式记载和传达会议情况和议定事项，可以作为指导工作的依据，它比口头传达更具准确性。列为正式公文文种后，它的指导性更加强了，上下行文也更方便了，不需要再用“通知”去批转或转发了。