（一）回顾工作情况要实事求是。一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作，是怎么做的，结果如何（即取得哪些成绩和存在什么问题）。回顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情况。通常容易犯的毛病是分寸掌握不好，往往夸大成绩、缩小缺点。要克服这一毛病，关键是要端正态度，要明确总结的目的是提高自身素质、推动工作前进，而不是向上级邀功和博取名利。
（二）总结经验教训要着眼未来。在回顾工作情况的基础上总结经验教训，是总结必要组成部分。除了少数事务性工作总结外，一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得好，对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，所以总结经验教训要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面，而不应不分主次、平均使用力量。例如毛泽东的《三个月总结》，根据1946年7、8、9三个月作战的情况，总结了四条经验教训：1、必须有计划地扩兵，保证主力军经常满员，并大量训练军事干部；2、必须利用作战间隙，加强军事训练；3、必须领导农民群众解决土地问题；4、必须发展地方武装，坚持游击战争。这四条经验教训对保证今后战争的胜利都是十分重要的。
（三）纲目要清晰，文风要平实。
总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。单行标题和计划的标题相类似，如《北京市教委二零零五年工作总结》、《商业部一九九六年棉花收购工作总结》，《x x大学关于整顿考试纪律工作的总结》。双行标题多见于经验类专题总结，正标题或概括主要做法，或突出主要经验，副标题则说明总结的内容，如《抓基地建设抓能力培养——中文系一九九八年教育实习工作总结》、《加强商品管理 提高两个效益一一我们是怎样进行蔬菜经营管理的》。
总结的正文常见的写法有两种，一是“分层展开式”，一是“纲目带动式”。
“分层展开式”是一种纵式结构。其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。这五层内容的展开，不能平均使用力量。总体概况要简明扼要，能用数字显示的最好用数字。主要成绩及做法是总结的重点，可以分条分项列出，内容要具体充实。存在问题如果不是十分突出或性质严重的，只需简要列出就行了。如果问题很多或性质很严重，就要找出存在问题的原因。经验教训在行文时常写成“几点体会”，这部分偏重议论，文字要精练准确，不必具体展开，以免和前面的内容（成绩、问题、做法）重复。今后努力方向是在吸取经验教训的基础上，对今后工作提出的意见或设想，它不属总结必须的内容，是否要写，可视实际情况决定。