文件的封发是指对准备发出的文件进行分装和发送。封发文件是文书处理程序的一个必经阶段，是一件很重要的工作。尤其是在工作较忙时，稍不留意就容易出现差错，所以必须认真仔细地对待。
封发文件应注意以下几点：
（1）文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。要注意分装准确，不要装错装混了文件。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度，留出适当的余地以免启封时撕破文件。
（2）收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。大批的、经常的普发文件，可印制成套的信封，以节省书写时间，避免书写差错。
（3）发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启。
文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签，以防泄密。
（4）文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。一般不要委托他人代捎代送，更不能不向文书部门发送，而通过各种渠道往领导人家中送。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要的文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。
（5）会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。
文件封装发出以后，文书人员应将发文的底稿和文件的正本及时归卷，以留待查考和年终整理归档。对办复的发文，要履行注办手续（见本章第二节）。