1、学位授予基本数据表对应数据结构中所有代码（第二部分各表中标注“#”的字段）及标准参见第三部分代码表对应代码。代码表中所有代码均可以从“教育部学位与研究生教育发展中心”网站（http://www.cdgdc.edu.cn）上下载。
2、所有数据项中数字均使用半角字符填报。
3、姓名、论文题目等字段中如有生僻字，每个生僻字用“？？”（半角）代替，如“张？？燕”。
4、身份证件类型和身份证件号码：
（1）内地身份证：中国大陆人士（除现役军人外）一律填写中华人民共和国居民身份证证件，证件号码为15位或18位。
(2)军人证件：中华人民共和国现役军人（含武装警察、军校学员）填写军人证件。证件号码须以汉字开头，如“参字第1446707号”、“海字第140832号”、“武总字第017523号”等。
5、照片采集：照片由学位授予单位统一以照片文件的形式上报，文件名必须与系统中对应学位获得者“照片文件名”一致（建议照片文件名用身份证件号码）。
学历学位获得者直接使用学历电子注册电子照片上报，其他人员照片参考如下标准采集：
·图片尺寸（像素）：宽150、高210。大小：≤10K、格式：JPG·成像区全部面积48mm×33mm；头部宽度21mm-24mm，头部长度28mm-33mm；下额到头顶25mm-35mm；像长35mmX45mm。被摄人服装：白色或浅色系。照片背景：单一蓝色电子照片必须由数码相机拍摄，免冠，头顶距离顶部约占照片高度的3/10。