1.公文的中心内容是什么？
例如：在布置工作的时候我们要提出抓哪些重点问题、指导思想是什么、具体怎么解决、措施是什么。又比如在汇报工作的时候打算重点反映什么、主要存在什么问题、又该怎么办。如果是写请示或是请求有关的事项，到底是请求有关上级机关解决什么问题。
2.根据公文内容我们就要选择一个特定的文种。
比如汇报工作情况是写专题报告还是写情况简报，针对下级机关来文所反映的有关情况，是写一个普发性的指示还是在文件上写一个批示，这都是我们需要考虑的。
3.要明确公文发送范围和阅读对象。
是向上级汇报工作，还是向有关的单位推广和介绍经验，是给领导和有关部门进行阅读还是供全体人员了解，要向全体人员进行传达，这些都是我们要考虑的。
4.明确发文的具体要求。
比如：公文内容是只需对方要了解情况，还是要求对方给予答复或者批准，是要求对方执行，还是仅供对方参考，这些我们都要在文中体现。