主题词是指能够准确反映公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。1985年以来，中央地方的党政领导机关逐步推行了各种公文按照统一的规范标注主题词的制度，这标志着我国公文已进入现代化管理的新阶段。
公文标注主题词主要是为了实现公文检索的需要，主题词反映了公文的内容，在检索的时候记起来比较方便。