（一）会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。协议性会议纪要则要与会各方领导人都同意才能定稿。写会议纪要要以会议记录、会议报告和发言、会议决议为依据，不能加进会议以外的东西和写作者个人的意见。
（二）会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，如《全国农村工作会议纪要》不必写成《全国农村工作会议会议纪要》。也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要，可以用正副标题的形式，如：
功德日增凝聚力，灵根长发万年枝
——增强中华民族凝聚力座谈会纪要
（三）会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。其详略程度视实际需要决定，一般应尽可能简要，不交代也不致引起误解的就可以省略。这部分一般放在正文的开头，有时也可将部分内容移至正文的最后，如出席者名单等。
会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。这部分的写法很灵活，比较常见的是综合归纳和分项列举两种写法。综合归纳法是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面，并逐个加以阐述。比如有一篇《高考语文命题座谈会纪要》，介绍会议内容共分三个部分，一是近年来高考语文试题的特点，二是今年高考语文试题的不足之处，三是对今后命题的希望。每个部分都有些具体的看法和意见。综合归纳的写法比较适合传达一些讨论重要问题的会议的精神。分项列举法多见于传达讨论具体工作的会议的精神，一般是把今后要做的工作逐条列出。如前举《广东省计划生育领导小组第二次全体成员会议纪要》就是这样，把今后要做的工作，共分10条列出。
结束语是正文部分的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。一般是会议内容比较重要、比较复杂的才写结束语，内容相对比较简单明了的可以不写结束语。
（四）会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。