机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文件材料整理归档，既能保证本机关档案齐全完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
为了确保档案的完整与安全，党和国家有关机构总结了多年来文书工作、档案工作的丰富实践经验，制定了统一的归档制度，以实现对档案的集中统一管理。
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”
中共中央办公厅、国务院办公厅1983年4月28日印发的《机关档案工作条例》第十一条至第十三条明确规定了文件材料的归档制度。归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求等项。