《机关档案工作条例》第十三条规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案”。
对一些专门性的文件或驻地分散的个别业务单位的文件，为了便于日常查用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。
规定文件材料整理好以后的归档时限在第二年的上半年，主要是考虑公文处理部门在当年形成和办理的文件，有些要在下年年初才能结束，有的文件还要使用一段时间。因此，在公文处理部门保存一段时间是必要的。另外，公文立卷人员对文件材料的收集、整理、编目等工作也需要一定的时间。规定在第二年上半年移交上一年度的归档文件，也有利于立卷人员集中精力做好下一年归档文件的整理工作。