叶圣陶先生曾说：“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”这句话虽然写于1981年，但于当前这个时代尤为适合。这是一个高速发展的信息时代，国家政务繁忙，机构事务繁多，工作关系复杂，一切都亟须各种实用文来管理事务、指挥工作、沟通信息。
而且，不管你毕业于哪个专业，只要你谋求向更高一级发展，就要参加考试，而差不多所有的考试都需要写实用文。研究生考试答卷文体是实用文，公务员、事业单位考试直接考公文或事务文书、还有一篇申论，其写作需要相当的实用写作知识。所以说，任何一位大学毕业生，不管是出身何种专业，从事何种性质的工作，都将遇到写作实用文的情况。实用文写作已经成为现代社会一项必备的基本技能。
什么是实用文，正如叶圣陶先生所说，就是“工作和生活中实用的文章”。“实用”二字使它和文学作品区分开来。它不探讨审美问题，不思考终极关怀，它直接干预生活、影响社会，讲求直接的实用价值。因为“实用”，它不追求形式技巧的精妙，常常采用惯用的文章体式，以便于写作、阅读和处理。
与文学作品流传广泛、脍炙人口相比，实用文难得为人们争相传阅，大家所熟悉的《出师表》、《谏太宗十思疏》、《讨武瞾檄文》、《祭十二郎文》等经典的实用文，只是当作文学作品去学习，对其实用文的价值和意义，少有人问津。而事实上，实用文之于人类的意义，决不亚于文学作品。在人类发展史上，实用文产生的过程也就是人类文明诞生的过程，结绳记事可以看成是实用文写作的萌芽，殷商时期甲骨文则是实用文的雏形，《尚书》实质上就是一部实用文的汇编。两千多年来，实用文的运用涉及国计民生的各个领域，大到经邦治国，小到记录备忘，无时无刻不在维系着文明社会的正常运转。
实用文的写作，也就是实用写作。简而言之，它是为处理社会生活及日常工作中的具体事务或传递某种社会信息而进行的一种写作活动。与以审美为主要功能，以抒情、叙述为主要表现方式，提倡虚构、彰显个性的文学写作相反，实用写作以实用为目的，以客观真实为原则，力避主观化，简洁准确，不求夸饰，直接反映、报道或解决工作、生活中出现的现象、问题及事件。
实用写作是一个内涵宽泛的范畴，它包含了用于解决日常工作和生活中各领域实际问题的多种写作活动，诸如用于处理党政公务的机关公文写作；用于实施经济管理，处理经济事务的经济文书写作；用于处理日常具体事务的日常事务文书写作；用于传播信息的新闻写作；用于处理各种法律事务的法律文书写作等。每一个领域的实用写作，又包含了多种不同文体的写作。如机关公文写作，包含了《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文的写作。又如经济文书写作，包含经济合同、市场调查报告、可行性研究报告、审计报告、投标书、招标书等若干种类的写作。有学者将现今通行的实用文做过统计，约有三百余种，（细分种类更多）可见其种类之多。随着时代发展的步伐，社会生产生活的领域还将不断扩展，实用写作的使用范围还将逐渐扩大，其种类自然也会日益增多。
本部分，我们将学习三类常用实用文体的写作：一是新闻类实用写作，主要包括消息、通讯等常见文体的写作。二是机关公文写作，涉及的是党政机关常用法定公文的写作，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等文体。三是日常事务文书写作，包括计划、总结、调查报告、告启类文书等。本单元后面三章将分别论述。