同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
1.正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。一些大批印发的文件，只要具有特定格式的机关文件版头并经过机要交通或特定渠道递送，也可以不再加盖印章，同样可视为有效的正式文本。
公文正本的形成，在实际工作中也常有例外。例如，各种记录性文件，包括会议记录、电话记录、值班记录、信访记录文件的正本，它们直接在工作进程中形成，并不经过由草稿到定稿，再转化为正本的过程，否则便不能真实、准确、详尽地反映工作情况。还有-些内容简单的公函、通知，领导同志的亲笔复信，原件批回的文件等，都是直接拟文盖章发出。
对于这些没有经过从草稿到定稿的审核、签发、校对、印刷等处理环节的文件，应格外注意讲究其书写的格式、方法，否则，就会给文件处理带来不便，并在一定程度上影响它们的保存和利用价值。
2.副本。就是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。
副本的作用，主要代替正本供传阅、参考和备查使用。
在机关的实际工作中，副本和正本的作用有时是很难区分的。如上级机关为了简化办文手续，加快公文运转，将有关领导同志在下级来文上的重要亲笔批示的原件复制一份，原件留下，而把复制件（副本）发给原报文机关作为办事和执行依据。又如，在下行文中，采用逐级行文方式时，本机关把上级来文复制若干副本下发给下级机关执行。上述两种副本都具有正本文件的效用。不过，由于这些副本上面有翻印者、复制者机关的印章，眉首或版记部分注明翻印机关名称，以示对该副本的正确性负责。所以，可视为已证实了效力的副本。
3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本和副本都是从正本而来，它们的区别在于：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本一经作为正本的样本留存，便失去了往外发出的特征，而是用于与定稿对照，检查正本文件发出后是否达到预期的目的。当发生疑问时，以其与定稿核对，可分清内部责任；以其与正本核对，可分清外部责任。因此，发文机关应将存本与定稿一起整理归档。存本的留存份数视需要而定，有的留存一二份，有的留存三五份。
4.修订本。修订本是对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。
5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂行、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面，比如，《中华人民共和国刑法（试行）》，《xx省道路交通事故处理暂行规定》等。这种试行或暂行的文本，大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的。
6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：
第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文本和少数民族文字文本。比如，在内蒙古自治区，同时有汉文文本和蒙文文本；在新疆，就可以有维吾尔语本和汉文本。
第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本，比如有英文文本、法文文本、德文文本、俄文文本、日文文本、西班牙文文本等等。在两国签订条约、协定、协议时，须同时商定以何种文字为准，一般地说，应规定两种文本具有同等效力。