各级机关的行文都必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。
有的同志认为，《办法》和《条例》都规定，党政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。因此，上级机关对其所隶属的下级机关都可以行文，按级别确定发文范围是有根据的。这样理解发文范围是不全面的。其实，这里所说的行文关系，只是规定上级机关对其所隶属的下级机关有权行文；而不是说对其所属的机关都一定要每文必发。行文关系和发文范围与可以发文和每文必发是有区别的。
党政机关的公文是贯彻党和国家方针政策的工具，制发公文是为了部署与指导工作，阅读公文是为了掌握、贯彻党和国家的方针政策，实施正确有效的领导。那么，就应当按照公文的内容确定发文范围。内容与受文单位的工作有关的就发，否则就不发；凡是可发可不发的公文，坚决不发。要反对那种滥发公文，事事靠发文进行工作，甚至为办文而办文的文牍主义倾向。
在具体工作中，要注意解决那种当“收发室”，简单地照抄照转的层层转发文件的问题，还要防止“一文多发”，重复发文的现象发生。这样做，既可减少发文的数量，节省开支，又可以消除各级领导同志的案牍之苦，有助于克服官僚主义，提高办事效率。