各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。各级党政机关的办公厅（室）是各级党政机关的办事机构，党政机关的一些文件，常常以办公厅（室）的名义发文，要求下一级党政机关或有关部门贯彻执行，这是办公厅（室）的工作职责。办公厅（室）虽然有代表它所隶属的党政机关直接向下发文的权利，但它毕竟不是党政机关本身，而是党政机关的办事机构。这种关系反映在行文上，就决定了办公厅（室）行文，只限于它的职权范围内的文件和经它所隶属的党政领导机关授权的文件。所以，办公厅（室）向下级党政机关及其各部门行文，必须把握好职权范围和授权范围。
在自己的职权范围内行文和按照授权的范围内行文有着不同的要求，因而在文字表达上也就有所区别。凡在自己的职权范围内下发的文件，对授权的机关或领导人不作说明，直接叙述要讲的事情即可
凡是授权以办公厅（室）名义下发的文件，对授权机关或领导人（一般不提名）要在文件开头加以说明。