（1）通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
《国家行政机关公文处理办法》规定“通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。”
三种情况下适用：
①批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文②传达要求机关办理或需要有关单位周知或者共同执行的事项可以用通知；
③任免人员。
《条例》规定“通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。”
从两个文件的规定可以看出，通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。
通知产生于民国时期，在1942年以前属非公文程式文种，是下级官员接到上级指示后，传达给本机关工作人员时使用的文种。在1942年民国政府发布的公文程式条例，把通知列为正式公文文种，规定“上级机关对于所属下级机关及同级机关暨不相隶属之机关，或机关对于人民就某一事项有所通报时用之。”
中国共产党成立后领导的机关或政府，对通知的使用也极频繁，或被列为辅助性文，或被列为正式公文文种，其使用的范围与民国政府的规定大至相同，主要是将有关事项知照给有关人员。
解放以后，中央人民政府政务院1951年颁布了《公文处理暂行办法》，把通知、通报列为同一类公文，规定：“对于各机关（不分上行、平行、下行）周知的事项用‘通报’。”对特定的机关和人员知道的事项用‘通知’。两者不同仅在于通报的受文面比通知大。1957年，国务院秘书厅下发征求意见的《关于对公文名称的体式问题的几点意见》，仍把通知和通报归在一类，不过扩大了通知的使用范围，缩小了通报的使用范围，《意见》是这样说的：“通知是一种便于使用的公文名称。目前使用上有些混乱现象。”比如，应该用指示的用了通知，批转文件也用通知。我们认为，通知的主要用途是：
1.上级机关对下级机关通知应该知道或者办理一般事项用通知；
2.发布某些行政法规或者对下级机关工作有所指示，按照内容不适宜于用命令或者指示发布的，用通知发布；
3.国务院和各部、各委员会以及地方各级人民委员会的秘书工作部门，转达它的领导机关的会议通过文件和领导上的指示用通知；
4.平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项用通知。“通报”用于通报典型的事例、成功的经验和失败的教训，借以教育国家机关工作人员，改进工作。“1981年，国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》，把通知和通报分为两类公文，规定：”传达上级机关的指示要求下级机关办理或需要知道的事项，批准下级机关的公文或转发上级机关同级机关和不相隶属机关的公文，用‘通知’。“”表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项，用‘通报’。“通知部分减少了发布行政法规，增加了批转文件的内容。到1987年，国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》，又恢复了”发布行政法规和规章“的内容，到1993年修订时，还增加了”任免和聘用干部“一项。
所以，解放以后，通知适用范围的趋势是日益扩大，现在已成为机关使用最频繁的公文文种。