通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。
《国家行政机关公文处理办法》规定：“通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。
《条例》规定：“通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。”
比较通报和其他公文文种的适用范围可以发现，表彰先进、批评错误是通报特有的功能，而传达事项则不少下行公文都具有类似功能，所以表彰先进、批评错误应当是通报的主要功能。
通报文种在民国时期没有出现，而在中国共产党领导的机关和政权中通报时有使用，但比较罕见，其作用主要是传达有关的情况，比如1948年3月20日，毛泽东同志就写作了《关于情况的通报》，就是对党内的通报，主要是概括说明全国的形势，让全国同志对即将到来的全国胜利有更清楚的认识。
在解放以后，通报适用的范围逐渐缩小，从以周知事项为主转到以表彰先进、批评错误为主。