1.标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。机关内部内容比较简单的通报也可以用“通报”二字作标题。
署名和日期：一般放在正文之后的右下角。
受文者的名称：放在正文之前的左上角。如果是机关内部让全体成员知道的通报，可以不写受文者名称。通报可以在公布范围内张贴，社会影响大的也可以登报。
通报的正文：
（一） 表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习这样四个步骤写。介绍先进事迹要简明扼要，突出最主要、最感人的部分。宣布表彰决定，只要说明给予什么样的奖励就可以了。分析先进思想是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。如何向先进学习，要结合形势、切合实际，不可太空泛。例如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》。
第一段是这样写的：
国家科委、国家教委、农业部、商业部、林业部、民政部、地矿部、化工部、中国科协、中科院等单位，具体介绍了这些单位所取得的成绩。另外又提到了国家民委、建设部、物资部、能源部、铁道部、交通部、机电部、航空航天部、冶金部、轻工部、纺织部、水利部、经贸部、广播影视部、卫生部、国家旅游局、人民银行、工商银行、建设银行、保险总公司、中国社会科学院、中建总公司、有色金属公司、核工业总公司、石化总公司、船舶总公司、烟草总公司等二十七单位。
第二段：
实践证明，选派国家机关干部深入基层开展扶贫工作，不仅能够促进贫困地区经济发展，改变贫困落后面貌，而且有利于机关干部了解国情民意，改变工作作风。更为重要的是，有助于进一步密切党和群众早在革命战争年代就建立起来的血肉联系，增强民族团结，提高党和政府的威信。国务院希望国家科委等单位继续发扬联系群众、艰苦奋斗、为国分忧、为民解难的革命精神，把这项工作做得更好。同时，希望其他部门在组织机关干部下基层时，把老、少、边、穷地区作为重点，与扶贫工作结合起来，为彻底改变我国贫困地区的落后面貌作出应有的贡献。
这个通报内容涉及的部门、单位很多，但第一段对先进事迹的叙述，非常概括，点和面都照顾到了。第二段对扶贫工作意义的分析、要言不烦，点出了实质，对群众有很大的鼓舞作用。
（二）批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。批评根据是说明，为什么要对这种错误作出处分并公开批评，要把有关政策、规定交代清楚，使被批评者和群众都认识到批评是严肃的、是有理由的。错误事实要说得准确、扼要，不要纠缠具体细节。
处分决定；
对错误性质的分析，要着重分析错误带来或可能带来的恶劣后果。善后办法是指明被批评者和其他部门及群众，应如何吸取教训，改进工作，避免类似错误的发生。这五个部分，除善后办法应放在最后外，其余四个部分孰先孰后、孰详孰略，可根据实际需要决定。比如《关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》，正文一开始就详细介绍了有关规定，说明犯错误者正是违反了这些规定。
（三）传达事项的通报：一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。