任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。各机关之间联系的纽带，除了当面谈话研究工作及电话联系之外，还有公文（包括电报），从某种意义上说，公文更具有权威性。我国自古就有“空口无凭，立字为据”的说法。白纸黑字，是难以更改和磨灭的。两国谈判，以条约、协议、联合公报为结论；两家公司洽谈，以合同、协议书为凭证；司法机关办案，以法律、法令的条文为准绳；机关人员办事，也往往以文件为依据。
在我国，已经建立了一套比较健全的文书工作制度。这套制度，起到了使我国各个机关上下通达、左右联系、相互协调、运转自如的作用。尽管这套制度的某些环节还不够完善，还有待进一步科学化，但在几十年的工作中，它所发挥的作用是不可磨灭的。
如果文书工作制度在一个机关执行不好，组织不健全，出现混乱局面，则必将使机关内的公文，或者乱发一通。或者错漏重叠，或者到处旅行，或者处理迟缓，其结果是机关办事效率很低，既误时，又误事，甚至丢失文件，失密泄密，造成政治上、经济上的重大损失。在机关之间，如果信息不灵，情况不明，联系混乱，相互扯皮，也将妨碍社会主义事业的发展。