公文在处理完毕之后，需整理归档。整理好的归档文件将留存在本机关档案室中。若干年后，其中的一部分按规定移交档案馆，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。也就是说，机关工作活动中形成的文件，办理完毕之后，其中部分对日后工作还有查考作用，需转化为档案保存。所以，档案的来源是文书。档案能反映一个机关的历史面貌，对于总结经验教训，查考办事依据，研究发展规律，编写历史著作都是大有用途的。
如果一个机关的公文处理工作没有组织好，造成公文处理工作混乱，公文质量不高，体式不完整，印制不规则，或者收集不齐全，整理不科学，都将影响档案的查考作用。
从以上所述可见，说明了公文处理工作在机关工作中，乃至于在整个国家管理工作中是一项不可等闲视之的重要工作。