公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
公文的登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。收文只有登记起来了，“账目”才清楚，查找也就方便了。
公文登记的作用主要是：
（1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；
（2）便于检查和检索文件；
（3）便于文件的统计和催办工作；
（4）作为核对与交接文件的凭据。
公文登记的原则是方便文件的运转和管理。从文件的来源上说，不仅经过邮局、机要交通或外单位直接送来的（包括从文件交换站递送的）文件要进行登记，而且还要留心本单位领导人和工作人员外出工作或参加会议顺便带回的文件，对这类文件也要认真清点，及时地进行登记，以防遗漏和散失。
公文登记的具体范围有以下几个方面：
（1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；
（2）下级机关文件。包括请示性、报告性文件；
（3）重要的带有密级的刊物、资料；
（4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；
（5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。
公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量，对那些没有保存价值的文字材料或没有必要进行登记的信件、出版物等，可不必登记，如：
（1）各种公开的和内部不保密的出版物；
（2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；
（3）已被综合性文件包括的文件材料；
（4）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；
（5）领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
收文登记的形式和登记的项目要求，一般说来应根据机关的大小和收来文件的多少等情况来确定。
设有机关总收发室的单位，由总收发室负责外收发，对于收进的文件进行简要登记，项目包括：收到文件的流水顺序号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。外收发收进的文件不拆封，原件转送机关的办公秘书部门和各业务部门的内收发。外收发使用的《收文登记簿》可采用如下形式。
| 顺序号 | 收到日期 | 来文机关 | 来文封皮号 | 密级 | 分送部门 | 签收人 | 备注 |
内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘要、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。这些项目中，收文顺序号、收到日期、来文字号、来文机关、文件标题、密级等项是记载文件的自然特征，其余各项是收进、运转和终结处理的记录。所有项目内容不可能在收进阶段一次填写完毕。需在运转过程和终结处理阶段逐项填写，即完成一项登记一项。