1.拟办。公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。
办公部门负责人收到文书人员分送来的公文（主要是一些重要的、紧急的公文）后，应认真阅读来文，根据公文的内容要求提出拟办意见，送请机关领导批办，然后送有关部门办理。
有关业务部门承办人收到公文处理部门分送来的公文，或经机关领导批办后送来的公文要认真阅办。一般的问题可直接处理或拟稿送审；重大问题部门要先提出拟办意见，送请机关领导人审定后，再按领导批示意见办理。
拟办是收文处理中的一个重要环节。是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。各级机关领导，每天要阅批大量文件，要对文件中涉及的许多问题表明态度。如果办公部门不管什么来文，一律送领导批办，这就必然增加了领导同志的负担，甚至造成领导包揽一切，发挥不了办公部门的作用；如果在向领导呈送文件之前，先提出拟办意见，即提出解决问题的妥善方案，就等于起“外脑”作用，助了领导同志“一臂之力”，使他们能够节省耗费在阅批公文、应付事务上的时间，集中精力考虑大事。因此，加强拟办工作，是提高工作效率和工作质量的有效措施。
做好拟办工作，要求做到以下几点：
（1）拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。
（2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。领导机关的职责之一就是掌握政策，他们做出的每一决策都应符合党的路线、方针和政策。如果办公部门所提的拟办意见在政策上站不住脚，不但起不到参谋作用，还会给领导添麻烦，甚至造成不好的影响。
（3）要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。如，领导同志的业务分工和职权范围，下属业务部门的分工和各自职责范围，下属主要业务部门大致的业务情况等；同时还要熟悉办文程序和有关规定。
（4）拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。如需要与有关部门沟通意见时。要事先了解清楚，商洽妥当；判断不准的问题或重要的问题，可以多提几种方案，供领导选择；对所拟办的事项，如有前案可查或有与来文相关的材料，在送请领导人批办时，要一并附上，供领导批办时参考。
（5）拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要，除讲明简单的理由之外，不要作深入的阐述，拟办意见之下，要签署拟办人姓名和拟办日期。
2.批办。公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的作用就在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。
批办的主要内容包括：
（1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。
（2）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。
（3）凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。
（4）各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。
一般说来，办公部门送批的文件是经过筛选后重要的、紧急的公文。因此，领导人员批办文件时，要认真阅读文件，仔细斟酌批办意见，迅速批示，并及时退交拟办部门。切忌只看标题，顺手签署“同意”二字，或只画圈打勾了事。
3.承办。公文的承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。也就是说，公文的承办有两个方面的意思。一是从业务部门的工作来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理；二是从公文处理工作来说，主要是指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。承办这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。
承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键性环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意以下几点：
（1）对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图及时办理，不得延误推委。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。如有疑问可向进行批办该份公文的有关领导反映自己的意见，不可违背领导的意见自行处理。对不属本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由；
（2）对没有领导签署批办意见的公文，即一般性公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理；
（3）对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批；
（4）来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，要将有关文件材料一并附上，以保证领导能全面地掌握情况，做出正确的判断和决策。