公文的签发是指机关领导人对文稿的最后审批。公文的草稿经签发后，即为公文的定稿，公文就可据以生效。
公文的签发是公文形成的关键性环节。签发公文是机关领导人行使职权的一个重要表现，是一件极其严肃的事情，必须注意以下几个问题：
（1）机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。具体地说，凡以机关名义发出的公文，要由机关领导人签发；凡特别重大的问题或者涉及面特别广的问题，须经会议通过或经机关领导人集体讨论或依次审阅后，由机关主要领导人签发。
凡属一般业务、事务性工作的公文，可由机关分管该项工作的领导人签发或授权办公部门负责人如秘书长、办公厅（室）主任、秘书处（科）长签发。
（2）以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。在这种情况下，核稿与签发往往合并为一道程序，由部门负责人一次完成。但内容涉及到方针、政策及重大问题的，或本部门把握不准的发文要送机关领导人审阅、加签后再发出。
（3）签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性应负完全责任。如果发现文稿内容与发文意图有较大出入，应当退回拟稿部门重新拟写。机关领导人必须学习和掌握一些语法、修辞和逻辑知识，把好文件的文字关，以保证所发公文的严肃性、正确性与有效性。建国初期，中共中央在《关于纠正电报、报告、请示、决定等文字缺点的指示》中要求：“地方党委、县政府以上、军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电字句。”
（4）文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日，如尚需送机关主要领导人审阅的，要写明“请某某同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明“某某代签”字样。
（5）几个机关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。