一切发出的文件，均应进行登记。发文登记的作用与收文登记一样，主要是为了便于对文件的管理和查找等。
发文登记一般采用簿册式登记的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多数机关采用这种形式。
（1）内收发的发文登记簿。内收发的《发文登记簿》的登记项目应包括：顺序号（即登记流水号）、登记日期、发文号、密级、文件标题、发往机关、份数、归卷情况（发文定稿及正文装订为一件时，应注明件卷号）、备注等（表11—14）。如机关内部机构设置较多，发文数量大的，可分置发文登记簿，或在一本登记簿内用口取纸做出隔离标记，分开进行登记。
（2）内收发对外收发的送文登记簿。内收发向外收发送交文件时，要履行交接手续。因此，内收发应设置《送文登记簿》，其登记项目应包括：日期（指发文登记簿上登记的发文日期）、封号（指送文的流水登记号，这个号数同时要抄写在文件信封的封皮上，故称封号）、发往机关、发送方式（标明该份公文是否急件、密件，是通过机要交通发送或通过邮局挂号发送等）、签收时间和签收人（由外收发人员填写，签名或盖章）、备注等（3）外收发的发文登记簿。外收发发文与收文登记的项目是相同的，可使用同样格式的登记簿。项目内容与格式（见表11—3）已在本章第二节讲过了，此处不再重复。需要说明的是，对机关的外收发来说，无论是其他机关发送来的文件，还是本机关内收发送交的准备向外发送的文件，都可视作来文。所以在登记簿的“来文机关”栏目内可视文件的来源，分别登记外机关的名称或本机关内有关部门的名称。同样，在“收文机关”（分送部门）栏目内，外机关的来文，收文机关（或分送部门）就是本机关或本机关内的某个部门。本机关的对外发文，收文机关（或分送部门）就是对方机关。
（3）外收发的发文登记簿。外收发发文与收文登记的项目是相同的，可使用同样格式的登记簿。项目内容与格式（见表11—3）已在本章第二节讲过了，此处不再重复。需要说明的是，对机关的外收发来说，无论是其他机关发送来的文件，还是本机关内收发送交的准备向外发送的文件，都可视作来文。所以在登记簿的“来文机关”栏目内可视文件的来源，分别登记外机关的名称或本机关内有关部门的名称。同样，在“收文机关”（分送部门）栏目内，外机关的来文，收文机关（或分送部门）就是本机关或本机关内的某个部门。本机关的对外发文，收文机关（或分送部门）就是对方机关。