明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。
公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。