归档的文件在质量上应符合以下要求：
（1）应归档的文件材料齐全、完整；
（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
机关档案室在接收归档文件时，应按照以上要求对归档文件逐盒逐件检查验收。对符合归档质量标准的，检查人应在备考表上签字，以示负责；对不符合归档质量标准的不能接收，待重新整理，达到质量标准后再予接收。
还须指出，经检查验收符合质量标准的归档文件，在具体办理移交（接收）手续时，交接双方，即公文处理部门和机关档案部门应根据归档文件目录清点核对，看归档文件的件数与归档文件目录是否相符，同时检查归档文件在盒内的排列顺序与归档文件目录的顺序是否相符等。经清点核对无误后，交接双方应即履行签字手续。移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。
归档文件的交接手续办完以后，机关文书部门就完成了上一年的文书工作，归档文件被机关档案部门接收后，就进入了档案管理阶段。