关键词是为了文献标引工作从论文中选取出来用以表示全文主题内容信息的单词或术语。关键词最主要的功能是为文献检索、归类提供便利，因此一定要有明确的指向性，通常是选取最能代表论文讨论对象范围、基本内容和方法的词语。关键词选择失当，就会使同行难以从探讨同类问题的文献中查找到你的学术成果。
关键词的选择有两条途径，一是当学术论文的标题是论题型的，可直接从论文题目中摘取。例如徐行言论文《“拿来”的尴尬与选择的迷惑一一论现代中国文学的现代性困扰》的关键词是现代中国文学、现代性、拿来主义。第一个标明范围，后两个涉及论题，全部来自论文的标题和副标题。
二是若论文标题不足以完整标示研究领域和选题范围，则可从论文摘要中选择相关术语补充。例如：谭帆《演义考》，关键词为演义、文体观念、历史演义、类型观念。其中“演义”来自标题，是论文讨论对象，“文体观念”、“类型观念”、“历史演义”皆自摘要中提取，对本文讨论的角度和范围做了进一步提示。另如杨义《〈论语〉还原初探》，关键词为《论语》、成书、编纂体制、还原。其中前后两个来自标题，中间两个来自摘要，对本文讨论的切入点做了明确提示。
关键词的撰写有一个忌讳，那就是选择不具有标示范围和论题意义的形容词和动词，因为这类词语不具有区分类别的指向性，难以在检索中标示出论文的所属领域。例如，刘宁《李白是浪漫诗人吗？》关键词为浪漫主义、李白、接受、拒斥、反思。前两个词有效，后三个则不具备检索上的区分作用。
有关关键词的数量，中华人民共和国国家标准《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》规定：每篇“论文选取3～8个词作为关键词”。在中文学科学术论文的实际写作中，使用四个关键词的情况最为多见，有时也会选用三个或五个，但更少或更多的情形就较少见了。